Higher Education Marketing

5 étapes pour une conversion efficace de vos prospects en ligne

Date posted: October 13, 2011

Si vous avez décidé de gérer le site Web de votre établissement à l’aide Google Analytics, vous avez pu commencer à exploiter l’énorme potentiel que représente le marketing analytique. Vous êtes donc maintenant capables de mesurer la génération de prospects en ligne en temps réel. Toutefois, votre établissement s’est-il préparé à la prochaine étape ? La mise sur pied de campagnes d’optimisation pour moteurs de recherche et de Coût par Clic aura pour effet d’intensifier le trafic sur votre page Web et d’accroître votre nombre de prospects. Mais pour cela, vous devez d’abord évoluer et passer d’un établissement qui traite des demandes de renseignements par téléphone à un établissement qui répond aux  prospects sur Internet. Les établissements qui accentuent leur présence en ligne brûlent souvent cette étape et, face à une vague de nouvelles demandes de renseignements, sont mal préparés et laissent passer l’occasion de convertir ces prospects en étudiants. Le délai de réponse est la clé de la conversion de prospects. Le critère fondamental est le temps nécessaire pour avoir un étudiant potentiel au bout du fil. Plus ce temps est long, plus la probabilité qu’un concurrent mette la main sur ce prospect avant vous augmente et vos chances de convertir ce prospect vous-mêmes se réduisent. Il est important de comprendre qu’il est tout à fait possible qu’un étudiant potentiel contacte plusieurs établissements au moment de se renseigner sur les programmes qui s’offrent à lui. C’est souvent l’établissement qui lui répond en premier et qui lui parle au téléphone d’abord qui produira la meilleure impression. Pour raccourcir ce délai de réponse, nous vous suggérons de mettre sur pied un système complet de gestion de la conversion des prospects. Voici quelques idées de base à garder en tête lors de l’élaboration d’un système de gestion de la conversion des prospects : Créer des procédures pour distribuer les demandes de renseignements et y répondre Pour parvenir à réduire le délai de conversion des prospects, votre établissement doit créer des procédures d’évaluation des prospects (trouver à quelle étape du processus d’admission ils sont rendus), de maturation des prospects (leur donner de l’information et les aider à passer à l’étape suivante) et de distribution des prospects (les rediriger vers le bon destinataire ou vers le département concerné). L’efficacité de votre service de recrutement en sera ainsi accrue, ainsi que votre taux de conversion de prospects. Programmer des réponses automatiques Il est aussi bon de créer une série de courriels de réponse automatique qui sont envoyés dès qu’un étudiant potentiel envoie une demande de renseignements. Un simple accusé de réception peut faire l’affaire (ex. « Merci d’avoir contacté l’Université Collège. Un responsable de l’admission vous joindra sous peu »), tout comme une réponse plus détaillée se rapportant à un département ou à un programme en particulier. A vous de choisir, mais dans tous les cas, les réponses automatiques sont un moyen facile de réduire le temps de conversion des prospects. Mettre sur pied une équipe de répondants de premier ordre Les budgets de marketing ne sont jamais à la hauteur des espérances des établissements, mais vous ne devriez pas pour autant couper dans ce qu’il y a de plus important, c’est-à-dire une bonne équipe de répondants. En effet, le succès de la conversion de prospects repose sur un élément fondamental : les ressources humaines. Les établissements scolaires doivent avoir une équipe d’employés de premier ordre dont la tâche est de traiter les demandes et de contacter par téléphone les prospects provenant du Web. Sans une telle équipe, vos efforts pour hausser votre nombre de prospects générés en ligne ne porteront pas fruit. Utiliser d’un système de gestion des relations clients (GRC) Un système de GRC (gestion des relations clients) permet aux cégeps, collèges et universités d’organiser leur travail de prise en charge des prospects. Ce système permet au service d’admission de se connecter, de traiter les demandes de renseignements et de programmer des courriels de réponse automatique. Par ailleurs, ces systèmes permettent notamment de prendre des notes sur certains de vos prospects, d’assurer un suivi, d’envoyer des infolettres et des courriels. Planifier à long terme Tous vos prospects ne deviendront pas des étudiants. Par contre, tous ceux qui ont manifesté de l’intérêt envers vos programmes et vos cours pourront être intégrés dans une banque. Votre tâche sera ensuite de tenir ces gens au courant. La conversion de prospects ne vise pas uniquement à charmer les prospects qui veulent s’inscrire immédiatement, elle vise aussi à s’assurer que les prospects qui ont fait une demande de renseignements gardent votre établissement en tête. Une bonne manière de s’en assurer est d’envoyer une infolettre. Elle peut être mensuelle, bimensuelle ou trimestrielle et elle devrait renfermer un mélange des informations suivantes : les actualités de votre établissement, les événements à venir, les dates des portes ouvertes et de l’information sur l’admission. Gardez contact avec ceux qui vous ont « filé entre les doigts », vous augmenterez ainsi les chances qu’une fois prêts, ils s’inscriront à votre établissement.   Pour plus d’informations sur la génération et la conversion de prospects en ligne, contactez Higher Education Marketing.

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