Un futur étudiant envoie une demande de renseignements, échange avec le service des admissions, dépose sa candidature, téléverse des documents, reçoit une offre d’admission, verse un acompte, s’inscrit, suit des cours, bénéficie d’un accompagnement, termine son programme et obtient finalement son diplôme. Pour l’étudiant, ces étapes forment une expérience continue. Pour de nombreux établissements, les données ne suivent pas cette même continuité.
Le CRM peut contenir les sources des demandes de renseignements, les campagnes, les communications et les notes des admissions. Les portails de candidature conservent les formulaires et les documents, les systèmes financiers suivent les paiements, tandis que le SIS gère les inscriptions, les présences, les notes, les cohortes et les dossiers scolaires. Les équipes d’accompagnement étudiant peuvent conserver des renseignements supplémentaires ailleurs.
Lorsque ces systèmes sont déconnectés, le dossier étudiant se fragmente. Les admissions peuvent manquer d’informations sur les paiements, les équipes pédagogiques perdre des renseignements recueillis pendant le recrutement, et les services d’accompagnement passer à côté de premiers signes indiquant qu’un étudiant a besoin d’aide. La direction peut également avoir du mal à relier les investissements en recrutement aux inscriptions et aux résultats des étudiants.
L’intégration du CRM et du SIS crée une continuité tout au long du parcours étudiant. Un dossier connecté réduit les tâches en double, améliore les transmissions entre services, renforce les rapports et fournit aux équipes autorisées les renseignements adaptés à chaque étape.
Grâce à cette continuité, les renseignements suivent l’étudiant de la première demande jusqu’à l’obtention du diplôme, au lieu d’être recréés à plusieurs reprises.
Connectez les dossiers étudiants à chaque étape de leur parcours.
Améliorez la coordination, les rapports et l’accompagnement.
Quelle est la différence entre un CRM et un SIS ?
Avant de connecter les données du CRM et du SIS, les établissements doivent comprendre le rôle de chaque système.
Un CRM, ou système de gestion de la relation client, gère les relations avec les futurs étudiants, les candidats, les familles, les agents, les anciens étudiants et les autres contacts. Pendant le recrutement, il suit généralement les demandes de renseignements, les sources des prospects, les campagnes, les communications, les tâches des recruteurs, les rendez-vous, les programmes qui intéressent les candidats, les étapes du parcours et les activités de suivi.
Un système d’information étudiant (SIS) gère les dossiers scolaires et administratifs officiels des étudiants. Il contient généralement les renseignements sur les inscriptions, les cohortes, les cours, les présences, les notes, les emplois du temps, les relevés de notes, la progression scolaire, les documents étudiants et, dans certains systèmes, la facturation.
En termes simples :
- CRM : gère les relations et les interactions liées au recrutement.
- SIS : gère les dossiers scolaires et administratifs des étudiants.
Les étudiants, en revanche, vivent une seule relation avec l’établissement. Ils s’attendent à ce que celui-ci sache pour quel programme ils ont postulé, ce qu’ils ont transmis et payé, et ce dont ils ont besoin ensuite.
L’initiative Trellis de l’Université de l’Arizona illustre directement cette approche. Plutôt que de considérer séparément un étudiant comme un prospect pour les admissions, un compte au service des finances, un rendez-vous de conseil, une personne inscrite à un cours ou un emprunteur à la bibliothèque, Trellis vise à offrir une vue globale de chaque personne. L’université utilise également la gestion des données de référence pour rapprocher les renseignements de systèmes tels que Slate, PeopleSoft, UAccess et Salesforce dans un « dossier composite optimal », permettant au personnel de travailler avec des informations étudiantes plus cohérentes dans l’ensemble des systèmes de l’établissement.
Source : Université de l’Arizona
La connexion de ces systèmes au moyen de solutions telles que le portail étudiant HEM-SP aide à préserver cette continuité plutôt qu’à isoler les renseignements dans les dossiers de chaque service.
Faut-il intégrer le CRM et le SIS d’un établissement ?
Oui. L’intégration du CRM et du SIS est généralement nécessaire lorsqu’un établissement souhaite disposer d’une vision fiable du parcours étudiant et de données cohérentes entre les services.
Sans intégration, les équipes peuvent dépendre de feuilles de calcul, d’exportations manuelles, de saisies répétées, de mises à jour par courriel ou d’importations tardives. Ces solutions de contournement peuvent entraîner :
- Des dossiers étudiants en double ou incohérents
- La ressaisie des données de candidature
- Des mises à jour tardives des inscriptions ou des paiements
- Des historiques de communication incomplets
- Une attribution insuffisante des sources de recrutement
- Un manque de visibilité sur les besoins d’accompagnement des étudiants
- Des rapports déconnectés entre le recrutement et la scolarité
Avec une intégration, les données pertinentes peuvent circuler de la demande de renseignements à la candidature, puis à l’inscription, sans être recréées à chaque étape. Les établissements peuvent plus facilement déterminer quelle campagne a amené un étudiant inscrit, quels documents ont été recueillis, si un acompte a été versé, quelle cohorte l’étudiant a rejointe et si de premiers indicateurs de risque apparaissent.
Le déploiement de Slate à l’Université George Washington montre que l’intégration CRM-SIS exige à la fois des connexions techniques et une gouvernance explicite des données. Ce déploiement comprend la mise en correspondance des données entre Slate et Banner, le comité de pilotage étant chargé de décider des systèmes de référence, des définitions des données et des procédures normalisées. L’université attribue également des responsabilités pour les autorisations, l’intégrité des données, les importations quotidiennes, les règles automatisées, les flux de données externes, les portails et l’intégration au SIS, afin que les données connectées restent fiables au lieu de simplement circuler entre les systèmes.
Source : Université George Washington
Un système d’information étudiant connecté ne se limite donc pas au transfert de données. Il crée une continuité entre le recrutement, les inscriptions, l’administration et l’accompagnement étudiant.
Pourquoi un dossier étudiant unique est important
Un dossier étudiant unifié offre aux équipes autorisées une vision exacte et connectée du parcours étudiant. Cela ne signifie pas que chaque membre du personnel doit accéder à toutes les données. La confidentialité, les autorisations et la gouvernance des données restent essentielles.
Chaque équipe doit plutôt voir les renseignements correspondant à ses responsabilités, tout en contribuant à un dossier connecté à l’échelle de l’établissement.
Un dossier unifié peut inclure :
- Les coordonnées et les préférences de consentement
- La source du prospect et de la campagne
- Le programme souhaité et la rentrée envisagée
- L’état de la candidature et les documents transmis
- Les notes des admissions et l’historique des communications
- L’état de l’offre d’admission, de l’acompte et des paiements
- L’inscription et l’affectation à une cohorte
- Les présences et la progression scolaire
- Les échanges avec les services d’accompagnement étudiant
- Les indicateurs de risque
- L’état d’achèvement du programme ou d’obtention du diplôme
Les données connectées donnent à chaque service davantage de contexte. Les admissions peuvent repérer les étudiants nécessitant un suivi, les finances confirmer les paiements, les équipes pédagogiques vérifier les inscriptions et les affectations, et les services d’accompagnement répondre aux difficultés émergentes. La direction peut également relier les activités de recrutement à la persévérance, à l’achèvement des programmes et à l’obtention des diplômes.
Patriot Connect, à l’Université George Mason, montre comment un dossier d’interactions connecté peut couvrir les étapes avant et après l’inscription. Hébergé sur Salesforce Education Cloud, Patriot Connect intègre des renseignements provenant notamment d’Ellucian Banner et utilise des autorisations fondées sur les rôles : les conseillers et les accompagnateurs à la réussite peuvent ainsi consulter les renseignements pertinents, consigner les échanges, coordonner les orientations vers les services et proposer un accompagnement éclairé par les données. Avec l’arrivée du recrutement et des admissions aux côtés de la réussite étudiante sur la même plateforme en 2026, Mason présente le système comme un outil accompagnant l’étudiant de sa première interaction avec l’université jusqu’à l’obtention du diplôme.
Source : Université George Mason
Quels renseignements doivent suivre un étudiant après son inscription ?
Tous les champs du CRM n’ont pas besoin d’être transférés dans le SIS, mais les renseignements importants doivent rester connectés après l’inscription. L’objectif est de préserver le contexte sans surcharger le dossier étudiant.
Les renseignements pertinents peuvent inclure :
- L’identité et les coordonnées de l’étudiant
- Le programme définitif, le campus, la rentrée et la cohorte
- Les documents de candidature et les décisions d’admission
- Les conditions de l’offre d’admission
- La confirmation de l’acompte ou du paiement
- Le consentement et les préférences de communication
- Les renseignements pertinents sur l’accessibilité ou l’accompagnement
- Les notes du conseiller ou du recruteur nécessaires à la transmission du dossier
- Les sources liées aux agents, aux recommandations et au marketing
- L’intérêt pour les bourses ou le financement
- Les renseignements sur le niveau linguistique ou le classement
- Les renseignements pertinents sur les visas ou les étudiants internationaux
- Les coordonnées de la personne à contacter en cas d’urgence
Le contexte compte dans le travail quotidien. Un document manquant lié à une admission conditionnelle ne doit pas être oublié après l’inscription. Les finances peuvent avoir besoin de connaître les échanges antérieurs sur l’aide au paiement, tandis que les services étudiants concernés peuvent avoir besoin de renseignements sur l’accessibilité, sous réserve des exigences de confidentialité et de consentement.
L’École de sciences infirmières de l’Université de Washington illustre comment le contexte étudiant peut rester exploitable dans les systèmes de recrutement et de scolarité, sans donner à chaque utilisateur un accès illimité. Son environnement Salesforce prend en charge les admissions, le recrutement, le marketing et les processus liés aux données des apprenants, tout en s’intégrant aux systèmes d’information étudiant et de gestion de l’apprentissage. Des processus automatisés gèrent notamment l’examen des candidatures et la confirmation des inscriptions, tandis que les accès par rôle et les contrôles de sécurité réservent les renseignements sensibles aux utilisateurs appropriés.
Source : École de sciences infirmières de l’Université de Washington
Une gestion efficace des contacts dans le CRM préserve les renseignements pertinents sur l’étudiant tout en contrôlant les informations auxquelles chaque équipe autorisée peut accéder.
Comment un dossier étudiant unifié réduit les tâches en double
Les tâches en double sont un symptôme fréquent de systèmes déconnectés. Un étudiant peut fournir des renseignements lors d’une demande, les répéter dans sa candidature, puis voir les admissions ressaisir manuellement les mêmes informations ailleurs. Les finances, le service de la scolarité ou les équipes pédagogiques peuvent ensuite demander des renseignements déjà recueillis par l’établissement.
Un dossier étudiant unifié réduit ces répétitions en permettant aux données validées de suivre la progression de l’étudiant. Au lieu de recréer les dossiers ou d’envoyer des courriels aux autres services pour obtenir des mises à jour, le personnel autorisé peut consulter des informations à jour dans des systèmes connectés.
Cela peut réduire :
- La saisie manuelle des données
- Les profils étudiants en double
- Les demandes répétées de documents
- Les communications incohérentes
- Le rapprochement de feuilles de calcul
- Les erreurs de transfert de données
- Les retards d’inscription et d’affectation aux cours
L’Université James Madison montre comment la connexion CRM-SIS peut limiter la reconstitution du dossier étudiant après l’inscription. Son CRM Salesforce importe des renseignements scolaires et administratifs de son système Student Administration : données de programme, moyenne générale (GPA), blocages administratifs, emplois du temps, conseillers, notes et relevés de notes. L’université utilise ensuite ces données connectées pour générer des alertes proactives concernant notamment une moyenne faible, une charge de cours réduite, des lacunes d’inscription, des blocages et d’autres situations pouvant nécessiter l’attention d’un conseiller.
Source : Université James Madison
Le même principe s’applique au passage des admissions à l’inscription. Lorsque les données du CRM et du SIS restent connectées, le personnel consacre moins de temps à reconstituer les informations et davantage à finaliser les inscriptions et à accompagner les étudiants.
Les données d’un CRM peuvent-elles être transférées automatiquement vers un SIS ?
Oui. Les données d’un CRM peuvent être transférées automatiquement vers un SIS lorsque les deux systèmes sont configurés pour une intégration fiable. Selon la technologie utilisée, les établissements peuvent recourir à des intégrations natives, des API, des webhooks, des intergiciels, des synchronisations planifiées, des transferts de fichiers ou des connecteurs personnalisés.
Les déclencheurs courants de transfert comprennent :
- Le dépôt ou l’approbation d’une candidature
- L’acceptation de l’offre d’admission
- Le versement de l’acompte
- La confirmation de l’inscription
- La création de l’identifiant étudiant
- L’affectation à un programme, un campus ou une cohorte
- La mise à jour du dossier étudiant
Par exemple, lorsqu’un candidat accepte une offre et confirme son inscription, les données validées du CRM peuvent alimenter ou mettre à jour le dossier SIS : identité, coordonnées, programme, cohorte, date de début, documents et état des paiements.
L’Université Rutgers fournit un exemple direct de ce type de transmission automatisée. Pour son École des professions de santé, l’université a configuré Salesforce afin qu’il reçoive les renseignements des candidats provenant du service centralisé de candidature, puis les transmette à Banner, le système de dossiers étudiants de l’école. Cette intégration remplace un flux de données d’admission plus fragmenté par un parcours défini allant de la source de candidature au CRM, puis au dossier étudiant de l’établissement.
Source : Université Rutgers
L’Université Gonzaga montre pourquoi l’intégration CRM-SIS peut devoir fonctionner dans les deux sens. Dans son English Language Center, les présences sont enregistrées dans Banner puis transférées vers le CRM Salesforce Student Success de l’université, où une faible assiduité peut déclencher des alertes automatisées. Les rapports de progression et le contexte plus général de l’étudiant sont ensuite accessibles dans le dossier CRM, ce qui offre aux enseignants et aux conseillers une vision plus complète sans exiger du SIS et du CRM qu’ils remplissent des fonctions identiques.
Source : Université Gonzaga
L’automatisation exige néanmoins une gouvernance claire des données. Les établissements doivent définir :
- Quel système fait autorité pour chaque champ
- Quelles données circulent dans un sens ou dans les deux sens
- Quelles modifications nécessitent une approbation
- Comment les doublons et les erreurs sont traités
- Comment le consentement, les autorisations et la confidentialité sont gérés
- Qui peut remplacer une information existante
- Comment les modifications sont auditées
Sans ces règles, l’intégration peut simplement transférer des données inexactes ou incohérentes entre les systèmes. Une automatisation efficace repose sur des données fiables, des responsabilités définies et une synchronisation contrôlée.
Quelles équipes ont besoin d’accéder aux données du parcours étudiant ?
Plusieurs équipes ont besoin d’accéder aux données du parcours étudiant, mais les autorisations doivent refléter leurs responsabilités respectives.
- Admissions : source de la demande, programme souhaité, état de la candidature, communications, tâches des recruteurs et prochaines étapes.
- Marketing : attribution des campagnes, qualité des prospects, conversion des candidatures et résultats en matière d’inscription.
- Finances : acomptes, factures, remboursements, soldes impayés, état des paiements et renseignements sur les frais de scolarité.
- Équipes pédagogiques : inscriptions, affectation aux cohortes, présences, notes, emplois du temps et progression scolaire.
- Accompagnement étudiant : renseignements pertinents pour le conseil, la persévérance, le bien-être, l’accessibilité, les problèmes d’assiduité et les risques scolaires.
- Direction : rapports couvrant les demandes de renseignements, les candidatures, les inscriptions, la persévérance, l’achèvement des programmes et l’obtention des diplômes.
- Équipes informatiques et systèmes : intégrations, autorisations, contrôles de sécurité, gouvernance des données et surveillance des erreurs.
L’objectif est une visibilité fondée sur les rôles : fournir aux équipes autorisées les renseignements nécessaires pour accompagner les étudiants, sans exposer de données inutiles.
Le projet Pirate360 de l’Université de Caroline de l’Est montre le caractère transversal des données du parcours étudiant. ECU a développé la plateforme après avoir recueilli les besoins de services tels que le conseil, le recrutement, l’aide financière, la scolarité, les affaires étudiantes, les services de carrière et la réussite étudiante. Pirate360 propose des renseignements partagés sur les apprenants tout en appliquant des contrôles d’accès par rôle. Le personnel peut ainsi collaborer à partir d’un dossier plus complet sans que chaque utilisateur voie toutes les données.
Source : Université de Caroline de l’Est
Un dossier étudiant connecté doit donc permettre une collaboration adaptée tout en maintenant des autorisations claires, des contrôles de confidentialité et des responsabilités définies tout au long du parcours étudiant.
Comment les données connectées améliorent la persévérance étudiante
Les données connectées du CRM et du SIS peuvent favoriser la persévérance étudiante en aidant les établissements à repérer les premiers signaux de risque et à y répondre. Une action efficace commence par la compréhension du contexte global de l’étudiant, y compris des renseignements recueillis avant son inscription.
Un étudiant qui a manqué des échéances d’admission, demandé à plusieurs reprises des conseils financiers, répondu lentement aux communications ou sollicité un soutien scolaire peut bénéficier d’une prise de contact plus précoce. Si ce contexte reste isolé dans les notes des admissions, les équipes d’accompagnement risquent de manquer des occasions d’intervenir.
Après l’inscription, les données du SIS ajoutent d’autres indicateurs, notamment :
- Les présences et les notes
- La progression dans les cours et la participation en classe
- Les paiements manqués
- Les documents manquants
- Les rendez-vous d’accompagnement et les notes des conseillers
- L’engagement dans les communications
- Les changements répétés d’emploi du temps
Le rapprochement de ces signaux peut soutenir des processus proactifs. Un étudiant ayant des absences répétées peut être signalé à un conseiller, tandis qu’un paiement manqué peut déclencher un suivi des finances. Les étudiants qui manquent la séance d’accueil ou dont certaines conditions d’admission restent à remplir peuvent recevoir des communications ciblées.
L’Université d’État de Géorgie montre comment les données étudiantes connectées peuvent permettre d’intervenir plus tôt. Son approche GPS Advising surveille des centaines de facteurs de risque et génère des alertes lorsque les étudiants rencontrent des difficultés, par exemple s’ils s’inscrivent à des cours qui ne contribuent pas à leur diplôme ou obtiennent des résultats insuffisants dans des cours préalables. Les conseillers peuvent alors intervenir tant qu’il est encore possible d’agir, plutôt que de découvrir le problème après l’accumulation de nouvelles difficultés scolaires ou financières.
Source : Université d’État de Géorgie
Les données étudiantes connectées ne servent donc pas uniquement l’efficacité administrative. Utilisées de manière responsable, elles peuvent aider les établissements à repérer plus tôt les difficultés émergentes et à coordonner un accompagnement plus rapide.
CRM et SIS : où la transmission échoue le plus souvent
La transmission du CRM au SIS échoue souvent lorsque les établissements considèrent l’inscription comme une frontière rigide. Avant l’inscription, le prospect existe principalement dans le CRM. Après l’inscription, l’étudiant passe dans le SIS. Sans transmission structurée des données, des renseignements contextuels importants peuvent se perdre entre ces étapes.
Les problèmes fréquents comprennent :
- Des noms incohérents ou des identifiants étudiants manquants
- Des profils de candidats et d’étudiants en double
- Des documents qui ne sont pas transférés
- Un état des paiements non visible
- Des notes de recruteurs qui disparaissent après l’inscription
- Des données de programme ou de cohorte qui ne concordent pas
- Des préférences de consentement qui ne sont pas conservées
- La perte de l’attribution marketing et des recommandations
- Des besoins d’accompagnement étudiant non signalés
- Des exportations manuelles tardives ou incomplètes
Ces lacunes affectent les opérations et les rapports. Le marketing peut perdre l’attribution des inscriptions, les admissions manquer de visibilité sur les paiements, et les équipes pédagogiques ignorer quels étudiants sont confirmés dans une cohorte. Les services d’accompagnement peuvent également ne pas disposer des renseignements nécessaires pour intervenir tôt.
Une transmission fiable doit donc être intégrée directement au processus d’inscription, avec des responsabilités définies pour les données, des règles de synchronisation et des mises à jour automatisées. Elle ne doit pas dépendre de mises à jour manuelles de plusieurs systèmes par le personnel à chaque changement de statut d’un étudiant.
Les données des admissions et des étudiants doivent accompagner tout le parcours
Les données des admissions peuvent rester utiles longtemps après l’inscription d’un étudiant. Pendant le recrutement, les futurs étudiants révèlent des objectifs, des préoccupations, des préférences, des obstacles et des signaux d’intention qui peuvent fournir un contexte précieux pour leur accompagnement ultérieur.
Les données pertinentes peuvent inclure :
- Les programmes préférés et les seconds choix
- Les objectifs professionnels
- Les raisons du choix de l’établissement
- Les questions sur le financement ou les bourses
- Les exigences applicables aux étudiants internationaux
- Les obstacles à la candidature
- Les préférences de communication
- Les relations avec les agents ou les sources de recommandation
- La participation aux événements
- Les besoins d’accompagnement
- L’historique des candidatures incomplètes
- La sensibilité aux échéances
Avec les autorisations appropriées, ce contexte peut aider les équipes à personnaliser les communications, à repérer d’éventuels besoins d’accompagnement et à mieux comprendre les facteurs qui influencent les décisions des étudiants.
Les données connectées renforcent également les rapports de l’établissement. Si les renseignements des admissions et du marketing restent séparés des résultats consignés dans le SIS, les établissements peuvent savoir quelles campagnes génèrent des demandes et des inscriptions, sans savoir quelles sources attirent les étudiants qui persévèrent, terminent leur programme ou obtiennent leur diplôme.
Relier les données de recrutement aux résultats des étudiants offre une base plus solide pour évaluer la qualité des campagnes, la performance des admissions et la réussite des inscriptions à long terme.
L’intégration des données éducatives exige une gouvernance
L’intégration du CRM et du SIS n’est pas seulement un projet technique. Les établissements ont aussi besoin d’une gouvernance qui définit comment les données étudiantes sont créées, mises à jour, transférées, protégées et présentées dans les rapports tout au long du parcours.
Les principales questions de gouvernance sont les suivantes :
- Quel système constitue la source de référence pour chaque champ ?
- Qui peut créer ou fusionner des dossiers étudiants ?
- Quels champs sont obligatoires avant l’inscription ?
- Quelles données passent du CRM au SIS ?
- Quelles mises à jour du SIS sont renvoyées vers le CRM ?
- Comment le consentement et les préférences de communication sont-ils gérés ?
- Comment les autorisations fondées sur les rôles sont-elles définies ?
- Comment les modifications sont-elles auditées et les erreurs corrigées ?
- Qui surveille les intégrations et valide les rapports ?
Sans gouvernance claire, l’intégration peut introduire de nouveaux problèmes. Des données incorrectes peuvent se synchroniser entre les systèmes, des doublons se propager et les équipes perdre confiance dans les rapports.
Une gouvernance solide rend l’intégration plus fiable. Le personnel sait à quel système se fier, où mettre à jour les renseignements, qui est responsable de la qualité des données et comment interpréter les indicateurs du parcours dans le recrutement, les inscriptions et les services aux étudiants.
Ce que HEM-SP aide les établissements à comprendre
HEM-SP est conçu autour d’un environnement connecté pour les admissions, les dossiers étudiants, les candidatures, les communications, les rapports et les intégrations. Il offre ainsi aux établissements une plus grande continuité à mesure que les étudiants avancent dans le recrutement et l’inscription.
Une plateforme connectée peut aider les établissements à :
- Suivre les apprenants de la demande de renseignements à l’inscription
- Gérer les communications à partir du dossier étudiant
- Relier les candidatures, les documents et les paiements
- Tenir à jour les profils étudiants
- Gérer les cohortes, les emplois du temps, les séances de cours, les présences et les notes
- Appliquer des accès et des autorisations fondés sur les rôles
- S’intégrer à des CRM externes, à des plateformes LMS, à des outils de paiement et à des systèmes d’analyse
- Réduire les saisies de données en double
- Améliorer les rapports reliant les admissions et la scolarité
- Relier les activités de recrutement à la réussite étudiante
La gestion du parcours étudiant concerne plusieurs services. Les admissions, les finances, les équipes pédagogiques, les services d’accompagnement et la direction ont chacun besoin de renseignements exacts adaptés à leurs responsabilités.
Lorsque les équipes travaillent à partir de versions déconnectées du dossier d’un même étudiant, les communications et les rapports peuvent devenir incohérents. Garder les dossiers connectés donne davantage de contexte aux équipes autorisées, réduit les lacunes administratives et améliore la coordination à mesure que les étudiants progressent dans l’établissement.
Une liste de vérification pratique pour l’intégration du CRM et du SIS
Les établissements qui évaluent l’intégration de leur CRM et de leur SIS devraient commencer par un audit de la circulation des données étudiantes dans l’ensemble de l’établissement.
Les questions clés comprennent :
- Où commence le dossier étudiant ?
- Quand un prospect devient-il candidat, puis étudiant inscrit ?
- Quels champs et documents du CRM sont transférés au SIS ?
- Qui est responsable de la création des identifiants étudiants ?
- Comment les dossiers en double sont-ils repérés et traités ?
- Comment les acomptes et les paiements sont-ils pris en compte ?
- Les préférences de communication sont-elles conservées ?
- Les admissions peuvent-elles consulter l’état de l’inscription ?
- Les finances peuvent-elles accéder aux confirmations et aux renseignements de paiement pertinents ?
- Les services d’accompagnement étudiant peuvent-ils consulter les notes de transmission appropriées ?
- Le marketing peut-il identifier les sources qui génèrent des étudiants inscrits ?
- La direction peut-elle produire des rapports de la première demande jusqu’à l’obtention du diplôme ?
- Les autorisations sont-elles fondées sur les rôles ?
- Des journaux d’audit sont-ils disponibles ?
- Les données étudiantes sont-elles chiffrées et protégées de manière appropriée ?
- Les intégrations sont-elles surveillées afin de détecter les erreurs ?
Les réponses révèlent si l’établissement dispose d’un processus connecté de gestion du parcours étudiant ou d’une succession de transmissions manuelles. Toute lacune doit devenir une priorité d’amélioration de l’intégration, des processus, de la gouvernance ou de la qualité des données.
Pour conclure : un étudiant, un parcours, un dossier fiable
Les étudiants ne vivent pas les admissions, les finances, la scolarité et l’accompagnement comme des systèmes séparés. Ils vivent une seule expérience au sein d’un établissement. Lorsque les données du CRM et du SIS restent déconnectées, cette expérience peut se fragmenter. Le personnel répète certaines tâches, les étudiants fournissent plusieurs fois les mêmes renseignements, les rapports deviennent moins fiables et des signaux importants pour le suivi ou la persévérance peuvent passer inaperçus.
L’intégration du CRM et du SIS aide les établissements à maintenir un dossier étudiant plus fiable tout au long du parcours. Ce dossier peut commencer à la première demande de renseignements, s’enrichir pendant la candidature et l’inscription, soutenir la progression scolaire et rester pertinent jusqu’à l’obtention du diplôme.
Les données connectées apportent différents avantages à l’établissement :
- Admissions : un meilleur suivi et moins de détails oubliés
- Finances : une meilleure visibilité sur les paiements et les inscriptions
- Équipes pédagogiques : des renseignements exacts sur les cohortes, les présences et la progression
- Accompagnement étudiant : un contexte disponible plus tôt pour les initiatives de conseil et de persévérance
- Direction : des rapports plus solides couvrant le recrutement, les inscriptions, la persévérance et l’obtention des diplômes
L’objectif n’est pas de faire remplir la même fonction à chaque plateforme. Chaque système doit jouer son rôle tout en échangeant les données appropriées de manière sûre et fiable.
Lorsque les renseignements suivent l’étudiant d’un service et d’une étape à l’autre, les établissements peuvent réduire les tâches en double, améliorer la coordination, renforcer les rapports et offrir une expérience étudiante plus cohérente de la première demande jusqu’à l’obtention du diplôme.
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FAQ
Quelle est la différence entre un CRM et un SIS ?
Un CRM, ou système de gestion de la relation client, gère les relations avec les futurs étudiants, les candidats, les familles, les agents, les anciens étudiants et les autres contacts. Pendant le recrutement, il suit généralement les demandes de renseignements, les sources des prospects, les campagnes, les communications, les tâches des recruteurs, les rendez-vous, les programmes qui intéressent les candidats, les étapes du parcours et les activités de suivi. Un système d’information étudiant (SIS) gère les dossiers scolaires et administratifs officiels des étudiants. Il contient généralement les renseignements sur les inscriptions, les cohortes, les cours, les présences, les notes, les emplois du temps, les relevés de notes, la progression scolaire, les documents étudiants et, dans certains systèmes, la facturation.
Faut-il intégrer le CRM et le SIS d’un établissement ?
Oui. L’intégration du CRM et du SIS est généralement nécessaire lorsqu’un établissement souhaite disposer d’une vision fiable du parcours étudiant et de données cohérentes entre les services.
Quels renseignements doivent suivre un étudiant après son inscription ?
Les renseignements importants qui peuvent suivre un étudiant après son inscription comprennent ses coordonnées, le programme choisi, la rentrée, les documents de candidature, la décision d’admission, les conditions de l’offre, l’état des paiements, les préférences de communication, les notes d’accompagnement lorsque cela est approprié, la source de recommandation ou l’agent, ainsi que les éléments clés recueillis aux admissions qui aident les équipes pédagogiques, financières et d’accompagnement à servir l’étudiant.
