Chaque année, les futurs étudiants et leurs familles participent à des centaines de journées portes ouvertes dans les collèges et les universités du monde entier. Ces événements vont bien au-delà des visites du campus et des présentations. Ils offrent souvent aux étudiants leur première véritable occasion de s’imaginer dans votre communauté. Face à la diversité des choix, le défi est clair : comment organiser une journée qui informe tout en donnant envie de vous rejoindre ?
Les séances sur les programmes, les visites et les mots de bienvenue constituent une base essentielle, mais les établissements qui se distinguent vont plus loin. Ils créent des expériences mémorables, personnalisées et fidèles à leur identité. En associant créativité et stratégie, votre journée peut devenir le moment où un étudiant décide que votre établissement lui correspond.
Dans cet article, nous présentons 10 stratégies concrètes pour améliorer vos portes ouvertes, qu’elles se déroulent sur place, en ligne ou dans un format hybride. À partir d’exemples réels, dont certains issus du travail de HEM, nous verrons comment mettre en valeur votre singularité, utiliser la technologie et apporter des attentions personnelles dont les visiteurs se souviendront longtemps.
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Qu’est-ce qu’une journée portes ouvertes ?
Une journée portes ouvertes est un événement organisé par un collège ou une université pour permettre aux futurs étudiants et à leurs familles de découvrir le campus, de rencontrer les enseignants et le personnel, et de se renseigner sur les programmes et la vie étudiante. Elle donne un aperçu direct de l’ambiance de l’établissement, au-delà des brochures et du site Web. Elle comprend généralement des visites des installations, des séances d’information et des échanges avec des étudiants et des diplômés. Pour beaucoup, c’est un moment décisif pour savoir si l’établissement correspond à leurs objectifs personnels et scolaires.
Dans le même esprit, que sont les journées d’aide à la candidature à l’université ? Ces journées sont des événements destinés à aider les futurs étudiants à remplir leur dossier sur place. Les équipes des admissions peuvent les guider, répondre aux questions sur les exigences et, dans certains cas, leur offrir une exemption des frais de candidature.
Il arrive aussi que les candidats reçoivent une décision plus rapidement lorsqu’ils déposent leur dossier pendant ces événements. Ces journées combinent ainsi accompagnement et efficacité.
1. Mettez en valeur ce qui distingue votre établissement
Chaque établissement possède un atout majeur : un programme remarquable, un réseau professionnel solide ou une vie de campus dynamique. Les journées portes ouvertes sont particulièrement efficaces lorsqu’elles placent cet atout au premier plan.
- Construisez l’événement autour de votre singularité : Si les partenariats sont essentiels, invitez des représentants d’entreprises à animer des stands de réseautage ou des démonstrations. Si votre emplacement est un point fort, proposez des visites des environs. Pour les établissements axés sur la recherche, présentez des laboratoires ou des projets aux retombées concrètes.
- Présentez vos possibilités distinctives : Organisez des séances sur les programmes coopératifs, les études à l’étranger ou des installations particulières, comme des observatoires et des galeries d’art.
Exemple : Royal Roads University : L’université a misé sur sa réputation d’innovation avec la campagne « Future View ». Elle a proposé des visites virtuelles en direct du campus et des cours à l’aide de caméras GoPro et de Google Glass. Les futurs étudiants pouvaient ainsi découvrir l’établissement à travers le regard d’un étudiant, en temps réel. Des représentants équipés de ces appareils diffusaient des cours, des visites et des séances de questions-réponses, offrant un aperçu direct de la vie à RRU.
Source : Times Colonist
2. Proposez des expériences interactives et pratiques
Les présentations statiques captivent rarement l’imagination. Les expériences qui restent en mémoire permettent aux visiteurs de participer et d’expérimenter. Les étudiants actuels, en particulier ceux de la génération Z, apprécient les portes ouvertes qui leur donnent l’occasion d’agir, au-delà de la simple observation.
- Des activités inspirées des cours : Remplacez les longues conférences par des cours d’essai, des ateliers ou des expériences en laboratoire, comme la construction de robots ou des séances de création artistique.
- Des espaces de démonstration : Invitez les départements à présenter leurs projets de manière interactive : simulateurs de vol, manipulation d’objets historiques ou prestations étudiantes.
- Les associations et la vie étudiante : Faites participer les groupes étudiants avec de courts débats, des observations au télescope ou des jeux de piste sur le développement durable.
- La participation à distance : Utilisez des sondages, des visites en réalité virtuelle ou des avatars guidés pour proposer une expérience participative en ligne.
Exemple : Le College of ACES de New Mexico State University a transformé ses portes ouvertes en une foire interactive pour toute la famille. Les visiteurs de tous âges pouvaient découvrir des animaux, visiter des laboratoires et des musées, et participer à des jeux pédagogiques et à des démonstrations. Des espaces de rencontre avec les animaux de la ferme universitaire aux expériences scientifiques, l’événement multipliait les possibilités de participation.
Source : New Mexico State University
3. Confiez un rôle central à vos étudiants ambassadeurs
Vos étudiants actuels comptent parmi les voix les plus convaincantes lors des portes ouvertes. Les visiteurs attendent un discours professionnel des admissions, mais recherchent surtout les conseils sincères de personnes qui vivent cette expérience. Les étudiants ambassadeurs doivent donc être au cœur de la journée, sur place comme en ligne, en tant que guides accueillants, témoins de la vie étudiante et modèles auxquels s’identifier.
Donnez-leur des points de repère, tout en leur laissant la liberté de raconter leur parcours avec authenticité : pourquoi ils ont choisi votre établissement, mais aussi comment ils ont surmonté les difficultés. Leur accueil et leur franchise créent une confiance que les brochures et les présentations ne peuvent pas reproduire.
Exemple : University of Central Lancashire (Royaume-Uni) : Lors des portes ouvertes de l’UCLan, les ambassadeurs étudiants sont facilement reconnaissables à leurs chandails rouges. Ils accueillent les visiteurs aux entrées, les orientent, animent les visites du campus et des résidences, puis restent disponibles après les séances d’information. Ils racontent surtout leur expérience réelle des cours et de la vie sociale, offrant les conseils entre pairs que recherchent les futurs étudiants. Les visiteurs peuvent leur poser toutes leurs questions, même les plus simples, ce qui rend l’expérience accessible et conviviale.
Source : University of Central Lancashire
4. Invitez des diplômés à partager leur expérience professionnelle
Les étudiants actuels montrent la vie sur le campus aujourd’hui, tandis que les réseaux de diplômés illustrent la valeur à long terme de votre établissement. Leur participation à votre journée portes ouvertes rassure les futurs étudiants et leurs parents sur les perspectives offertes par vos formations.
Des tables rondes, des conférences ou des rencontres informelles avec les diplômés peuvent présenter des parcours variés dans l’industrie, l’entrepreneuriat, la recherche ou l’engagement communautaire. Vous pouvez aussi les associer aux séances de certains programmes. Un diplômé en génie travaillant dans une entreprise technologique peut expliquer comment ses études l’ont préparé à réussir. Même un espace de discussion informelle aide les visiteurs à imaginer leur avenir à partir de récits authentiques.
Exemple : L’University of Exeter a organisé à Hô Chi Minh-Ville une rencontre entre des candidats admis et des diplômés de la région. Cet événement du 27 février 2023 comprenait une table ronde de diplômés partageant leur parcours à Exeter et leurs réussites professionnelles. Les futurs étudiants et leurs parents pouvaient ensuite échanger librement avec eux et le personnel de l’université lors d’une réception.
Source : University of Exeter
5. Répondez aux besoins et aux questions des parents
Les parents et les tuteurs jouent souvent un rôle décisif dans le choix d’un établissement. Les rassurer est donc aussi important que convaincre les futurs étudiants. Une journée réussie leur réserve des espaces et des séances adaptés à leurs préoccupations.
Prévoyez des séances pour les parents pendant que les étudiants découvrent d’autres activités. Abordez le logement, la sécurité, les frais de scolarité, l’aide financière, les services d’accompagnementet les débouchés, en donnant accès aux responsables concernés. Des espaces confortables, des rafraîchissements et un point d’accueil dédié leur montrent qu’ils sont les bienvenus. Les documents imprimés ou numériques doivent également répondre à leurs questions sur les carrières, la sécurité et le soutien aux étudiants.
Exemple : Lors des portes ouvertes de Cardiff University , une séance intitulée « A Parents’ Guide to Higher Education » expliquait comment accompagner son enfant pendant la candidature et au-delà. Les parents pouvaient poser leurs questions à des spécialistes des finances, du soutien étudiant et du logement. Les échanges couvraient les frais de scolarité, les bourses et les installations. Cet espace distinct de celui des adolescents leur permettait d’exprimer librement leurs inquiétudes.
Source : Cardiff University
6. Personnalisez l’expérience des visiteurs
Les étudiants n’attendent pas tous la même chose des journées portes ouvertes universitaires. La personnalisation rend donc l’événement plus pertinent. Utilisez les données d’inscription pour proposer des parcours adaptés au programme envisagé, aux activités extrascolaires ou aux objectifs professionnels. Un simple badge indiquant le prénom et le programme d’intérêt aide déjà le personnel et les ambassadeurs à engager une conversation utile.
La souplesse compte aussi. Laissez les participants composer leur programme selon leurs priorités : visite de laboratoire, échange avec les enseignants ou découverte du centre sportif. Formez les ambassadeurs à demander les centres d’intérêt des visiteurs et à adapter leurs recommandations ou leur visite en conséquence.
Exemple : University of Cincinnati (États-Unis) : L’UC propose des portes ouvertes où chaque famille crée son propre programme. Lors de l’inscription au « Bearcat Open House », les étudiants sélectionnent les présentations, les visites et les thèmes qui les intéressent. Le jour venu, chacun suit son itinéraire : visite du College of Engineering à 10 h, découverte des résidences à 11 h 15, questions-réponses sur l’aide financière à 13 h, puis rencontre avec le club de jeux vidéo à 14 h, par exemple.
Source : University of Cincinnati
7. Élargissez votre portée avec des portes ouvertes virtuelles et hybrides
Qu’est-ce qu’une journée portes ouvertes virtuelle ? Une journée portes ouvertes virtuelle permet aux futurs étudiants et à leurs familles de découvrir une université en ligne. Elle peut comprendre des webinaires avec les enseignants, des visites virtuelles, des tables rondes étudiantes et des échanges individuels avec les admissions. L’objectif est de proposer des informations, des interactions et un aperçu de la vie sur le campus, où que se trouvent les participants.
Les formats virtuels et hybrides des journées portes ouvertes sont devenus courants dans le recrutement de l’enseignement supérieur. Ils offrent une accessibilité et une portée que les événements uniquement sur place ne peuvent égaler. Un événement virtuel avec des webinaires, des tables rondes et des échanges individuels peut mobiliser un public international qui manque de temps ou de moyens pour se déplacer. Les visites virtuelles, autonomes ou en direct, gardent votre établissement accessible toute l’année et permettent une découverte au rythme de chacun.
Les formats hybrides élargissent encore la participation. Diffusez vos conférences en direct, proposez un clavardage interactif ou enregistrez les moments forts pour les rendre disponibles après l’événement. Les sondages, les petits groupes de discussion et les stands virtuels permettent aux participants à distance de rester actifs.
Exemple : Brock University (Canada) : Brock a été parmi les premiers établissements à proposer des portes ouvertes virtuelles immersives. L’université a notamment créé une journée portes ouvertes en ligne dans un environnement 3D. Avec une interface rappelant un jeu vidéo rétro, elle a reproduit des lieux du campus et permis aux futurs étudiants de les explorer sous forme d’avatars. Un guide virtuel, contrôlé par un étudiant ou un membre du personnel, accueillait les visiteurs et leur proposait une visite. Ils pouvaient parcourir les couloirs, entrer dans les salles et les laboratoires, et discuter avec les avatars d’enseignants ou d’étudiants.
Source : Brock University
8. Animez les médias sociaux avant et après l’événement
Une solide stratégie sur les médias sociaux transforme une journée isolée en expérience partagée, en suscitant l’enthousiasme avant, pendant et après l’événement. Créez un mot-clic dédié, utilisez-le dans toutes vos communications et encouragez les participants à partager leurs questions et leurs expériences.
Pendant la journée, diffusez des stories Instagram, de courts extraits TikTok ou un fil des publications associées au mot-clic pour mobiliser les publics sur place et à distance. Après l’événement, rassemblez les contenus des participants dans une galerie ou une publication récapitulative. Envoyez ensuite un remerciement accompagné d’une prochaine étape claire : « Réservez un échange avec un étudiant ambassadeur » ou « Déposez votre candidature ».
Exemple : Lancaster University (Royaume-Uni) : Lancaster illustre l’efficacité des contenus étudiants pour promouvoir les événements de recrutement. En 2020, alors que les rencontres en personne étaient impossibles, l’université a demandé à ses ambassadeurs de créer des vidéos TikTok amusantes pour promouvoir ses portes ouvertes en ligne. Ces clips authentiques suivaient les tendances de la plateforme : visites du campus en musique, découverte rapide d’une chambre ou scènes humoristiques du quotidien. La campagne a dépassé les attentes, avec plus de 10 millions d’impressions et plus de 90 000 clics vers la page des portes ouvertes.
Source : TikTok
9. Ajoutez des attentions mémorables et des surprises
De petites attentions peuvent rendre une journée inoubliable. La première impression compte : soignez l’accueil dès l’arrivée. Une signalétique claire, des personnes souriantes et une pochette contenant le plan du campus, le programme et quelques objets aux couleurs de l’établissement mettent immédiatement les familles à l’aise.
Des moments ludiques font aussi la différence. Un groupe de musique étudiant, un jeu de piste dans les lieux clés du campus ou un photomaton original peuvent détendre l’atmosphère et associer votre établissement à l’énergie et à la créativité.
Exemple : Temple College (États-Unis) : Ce collège communautaire du Texas a installé un espace photo avec sa mascotte, le léopard « TC Leopard ». Les étudiants et les familles pouvaient poser avec elle et repartir avec un souvenir amusant à partager sur les médias sociaux. L’établissement a même organisé un petit concours récompensant certaines publications de photos. Entre rires et souvenirs imprimés ou numériques, chaque famille gardait une trace concrète de la journée.
Source : Temple College
Ces attentions simples laissent une impression durable. Bien après avoir oublié les présentations, les visiteurs se souviendront de l’accueil, du plaisir et du soin qui leur ont été accordés. Ce lien émotionnel peut peser dans leur décision finale.
10. Assurez le suivi et poursuivez la conversation
Les portes ouvertes ne se terminent pas avec la dernière visite. Une partie essentielle du travail commence ensuite. Un suivi réfléchi montre aux étudiants et aux parents que leur venue compte et entretient leur intérêt au moment de choisir. Allez au-delà du message de remerciement générique pour vous distinguer.
Envoyez rapidement un remerciement personnalisé. Idéalement dans les 24 à 48 heures, adressez un courriel aux participants, ou un SMS s’ils ont accepté d’en recevoir. Utilisez leur prénom et un renseignement issu de leur inscription ou des activités auxquelles ils ont participé.
Par exemple : « Bonjour Alex, merci d’être venu à nos portes ouvertes samedi ! Nous espérons que la visite du laboratoire de biologie et le cours d’essai en psychologie vous ont plu. » Ce niveau de précision montre que vous avez pris en compte leur participation. Proposez ensuite des liens utiles pour déposer une candidature, réserver un rendez-vous individuel ou regarder le récapitulatif vidéo.
Exemple : Morton College (États-Unis). Après ses portes ouvertes, l’établissement a combiné deux formes de suivi : des courriels de remerciement personnalisés et un message public sur ses médias sociaux. Ce dernier proposait aussi une prochaine étape, en rappelant l’ouverture des inscriptions au semestre suivant et en fournissant un lien pour commencer.
Source : Morton College
Un bon suivi entretient aussi l’intérêt dans la durée. Partagez des récits étudiants, des rappels d’échéances et des invitations à d’autres événements. La qualité de l’accompagnement après le départ du campus contribue pleinement à distinguer vos portes ouvertes.
Des portes ouvertes à l’inscription : la prochaine étape
Les journées de découverte, ou journées portes ouvertes, occupent une place centrale dans le recrutement de l’enseignement supérieur. Elles permettent de présenter votre identité, vos atouts et la communauté que les étudiants pourraient rejoindre. En mettant en valeur vos forces, en proposant des activités interactives, en mobilisant étudiants et diplômés, puis en combinant formats virtuels, médias sociaux, personnalisation et suivi, vous transformez une visite ordinaire en événement mémorable.
L’objectif dépasse la transmission d’informations. Il s’agit de susciter l’enthousiasme pour un programme, un sentiment d’appartenance, la confiance dans le choix d’un établissement ou l’envie de franchir la prochaine étape. Des portes ouvertes distinctives renforcent votre position dans un secteur concurrentiel.
Organiser une journée exceptionnelle demande du travail et de la créativité, mais les retombées peuvent être considérables. Beaucoup d’étudiants décrivent la visite du campus comme le moment où ils ont su quel établissement choisir. Les approches présentées ici augmentent les chances que votre événement crée cette conviction. Bonne préparation pour vos prochaines portes ouvertes !
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Foire aux questions
Question : Qu’est-ce qu’une journée portes ouvertes ?
Réponse : Une journée portes ouvertes est un événement organisé par un collège ou une université pour permettre aux futurs étudiants et à leurs familles de découvrir le campus, de rencontrer les enseignants et le personnel, et de se renseigner sur les programmes et la vie étudiante.
Question : Que sont les journées d’aide à la candidature à l’université ?
Réponse : Ce sont des événements organisés par les universités pour aider les futurs étudiants à remplir leur dossier de candidature sur place.
Question : Qu’est-ce qu’une journée portes ouvertes virtuelle ?
Réponse : Une journée portes ouvertes virtuelle permet aux futurs étudiants et à leurs familles de découvrir une université en ligne. Elle peut comprendre des webinaires avec les enseignants, des visites virtuelles, des tables rondes étudiantes et des échanges individuels avec les admissions.
