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Des stratégies de conversion de prospects à l’optimisation de la communication avec les étudiants actuels et potentiels, les portails étudiants sont devenus l’un des outils incontournables pour améliorer l’efficacité et la performance des établissements éducatifs. Au fil des années, ces plateformes numériques se sont imposées comme des solutions multifonctionnelles, bénéficiant aussi bien aux administrateurs qu’aux étudiants.

En offrant un point d’accès centralisé aux informations et outils essentiels, les portails étudiants permettent aux établissements de répondre aux besoins évolutifs, d’allouer efficacement les ressources, et de se conformer aux normes et réglementations éducatives.

Mais alors, qu’est-ce qui fait un bon portail étudiant ? Il n’existe pas de réponse unique, mais les portails qui favorisent l’engagement des étudiants et des prospects partagent certaines caractéristiques clés, notamment :

  • Une interface intuitive et conviviale,
  • Une compatibilité mobile,
  • Une navigation fluide,
  • Et bien d’autres fonctionnalités adaptées aux besoins des utilisateurs.

Si votre établissement cherche à améliorer l’expérience utilisateur de son portail étudiant, poursuivez votre lecture pour découvrir les meilleures pratiques à adopter dès maintenant.

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Qu’est-ce qu’un Portail Étudiant et Pourquoi est-il Important ?

Alors, qu’est-ce qu’un portail étudiant ? Un portail étudiant est un site web conçu pour les établissements éducatifs afin d’offrir aux étudiants un accès à diverses ressources et services, tels que :

  • L’inscription et l’admission,
  • Les informations sur les cours,
  • L’accès aux ressources de la bibliothèque,
  • Les informations sur les aides financières et les paiements.

Les écoles adoptent généralement ces systèmes pour simplifier leur processus de recrutement, optimiser les procédures administratives, et fournir un accès pratique aux informations académiques et aux services essentiels pour les étudiants.

Le but principal d’un portail étudiant est d’améliorer l’expérience éducative globale des étudiants, en leur permettant de gérer leur parcours académique tout en fournissant aux administrateurs et au corps enseignant les outils et données nécessaires pour simplifier les processus administratifs.

Par exemple, le portail étudiant de HEM est une solution tout-en-un qui combine un système de gestion des admissions et un système d’information étudiant, permettant aux équipes d’admission, aux enseignants et au personnel administratif de gérer les opérations telles que :

  • Les demandes d’inscription,
  • Les profils étudiants,
  • Les informations sur les cours, le tout à partir d’un système centralisé.

Exemple: Le portail étudiant de HEM permet également de gérer les rôles et les permissions, comme illustré dans la capture d’écran ci-dessous.

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Pour les administrateurs scolaires, les portails étudiants constituent un outil essentiel pour gérer les différents aspects d’un établissement éducatif. Ils permettent non seulement de gérer les dossiers académiques, les inscriptions aux cours, et la gestion financière, mais contribuent également de manière significative aux décisions stratégiques.

Étant donné que les portails étudiants améliorent l’efficacité opérationnelle et favorisent l’amélioration continue, tous les établissements qui souhaitent se positionner en tant que leaders dans leur domaine devraient envisager d’en implémenter un.

Pour ceux qui se demandent : « Quels sont les avantages des portails étudiants ? »
La réponse est simple : les portails étudiants sont des outils efficaces pour rationaliser les processus administratifs tout en offrant aux étudiants un accès facile à des informations essentielles, telles que :

  • L’inscription aux cours,
  • Les admissions,
  • Les notes,
  • Les horaires,
  • Le suivi des progrès académiques.

Les portails comme celui de HEM fournissent également des outils permettant d’aider les écoles à convertir les prospects en candidats, en soutenant les efforts de recrutement et en facilitant le processus pour les futurs étudiants ainsi que pour les équipes de recrutement.

Pourquoi les Meilleures Pratiques des Portails Étudiants sont-elles Importantes ?

L’application des meilleures pratiques en matière de portails étudiants permet aux établissements d’offrir une expérience optimale aux étudiants actuels et potentiels. En suivant ces bonnes pratiques, votre école peut améliorer l’engagement, simplifier les processus administratifs, optimiser la communication et renforcer la transparence, contribuant ainsi à une gestion plus efficace et à une meilleure satisfaction des utilisateurs.

1. Votre Portail Doit Être Facile à Naviguer

Saviez-vous qu’environ 94 % des utilisateurs ne font pas confiance aux sites web obsolètes ? Assurer que votre portail étudiant soit professionnel et moderne est essentiel pour encourager les prospects à avancer dans le processus d’inscription. Un site facile à naviguer incite les utilisateurs à explorer ses fonctionnalités et à interagir avec l’établissement. Il en va de même pour les portails éducatifs.

Concevoir un portail convivial n’est pas seulement important, c’est crucial. L’accessibilité de votre portail peut avoir un impact significatif sur vos efforts de recrutement étudiant. Si les étudiants potentiels rencontrent un portail difficile d’accès, ils risquent d’être dissuadés de choisir votre école. En revanche, si le portail leur permet d’explorer facilement les programmes, les ressources et les informations essentielles, cela renforce positivement leur perception de votre institution.

Lorsque vous réfléchissez aux éléments à inclure dans votre portail étudiant pour améliorer la navigation, posez-vous une question simple : Quel est l’objectif et quelles sont les fonctionnalités essentielles d’un portail étudiant ?

Un portail efficace doit permettre aux prospects, étudiants, enseignants et administrateurs d’accéder rapidement aux informations et services dont ils ont besoin, sans frustration inutile. Concevoir un portail en tenant compte des besoins des utilisateurs peut contribuer à une expérience positive, qui aura un impact favorable sur l’image de votre établissement. De plus, une interface intuitive rendra le portail plus accessible à une audience diversifiée, y compris les personnes en situation de handicap ou ayant différents niveaux de compétence technologique.

Exemple : Comme illustré ci-dessous, le portail d’admission des étudiants diplômés de la London School of Economics est intuitif et facile à utiliser. Dès la création de leur compte, les candidats peuvent clairement identifier les documents requis et les étapes à suivre pour soumettre leur candidature.

LSE

Source: Site web de la London School of Economics..

Une navigation fluide permet également à votre équipe de gagner du temps et de l’énergie. Lorsqu’ils peuvent rapidement trouver ce qu’ils cherchent, les étudiants et le personnel peuvent se concentrer sur leurs tâches académiques et administratives, augmentant ainsi leur productivité.

Chez HEM, nous avons tenu compte de cet aspect en développant un portail étudiant offrant aux administrateurs un accès rapide aux outils de gestion des leads, aux formulaires d’inscription, au système d’information des étudiants (SIS) et à un générateur de devis, entre autres fonctionnalités.

portal

2. L’Adaptabilité Mobile est Indispensable

Saviez-vous que 52 % des utilisateurs déclarent être moins enclins à interagir avec des entreprises qui n’offrent pas de sites web adaptés aux mobiles ? De plus, plus de 55 % du trafic web proviendrait des appareils mobiles. Cela signifie que l’adaptabilité mobile de votre portail étudiant n’est plus une option, mais une nécessité.

Un portail étudiant mobile-friendly garantit une expérience inclusive et efficace pour tous les utilisateurs. Il permet aux étudiants de :

  • Consulter leurs emplois du temps,
  • Accéder aux matériaux de cours,
  • Communiquer avec les enseignants et leurs camarades,
  • Effectuer diverses tâches administratives, le tout depuis leurs appareils mobiles.

L’adaptabilité mobile peut également améliorer l’engagement des étudiants avec votre portail. En effet, ils seront plus susceptibles de consulter régulièrement les mises à jour, de participer aux discussions et d’accéder aux ressources s’ils peuvent le faire facilement via leurs smartphones ou tablettes.

En développant un portail étudiant réactif et fluide, votre établissement montre qu’il accorde de l’importance à la commodité et aux préférences de ses étudiants. Cela peut conduire à une satisfaction accrue, une perception positive de l’institution et, en fin de compte, à davantage de recommandations d’étudiants satisfaits.

Pour garantir un portail rapide et adapté aux mobiles, il est essentiel de travailler sur :

  • Une navigation intuitive,
  • Une vitesse de chargement optimisée,
  • Une optimisation des images pour des performances accrues.

Exemple : Certaines institutions comme l’Université Concordia utilisent une application mobile dédiée pour garantir aux étudiants un accès optimisé à leur portail. Suivre ces bonnes pratiques pour les portails étudiants peut garantir le succès de l’établissement et la satisfaction des étudiants.

Éléments clés d’un portail adapté aux mobiles

Si vous vous demandez quels sont les éléments essentiels d’un portail mobile-friendly, voici quelques points à prendre en compte :

  • Conception responsive : Un portail mobile-friendly adopte un design réactif, ajustant dynamiquement sa mise en page et son contenu pour s’adapter à la taille et à l’orientation des écrans mobiles.
  • Navigation tactile intuitive : Les menus et les liens sont conçus pour les interactions tactiles, garantissant une utilisation fluide et facile sur les appareils mobiles.
  • Texte lisible : La typographie est adaptée aux écrans plus petits avec des polices de taille appropriée pour une lecture optimale.
  • Images optimisées : Les visuels sont allégés pour un chargement rapide et un affichage optimal sur toutes les tailles d’écran.
  • Formulaires conviviaux : Les formulaires sont conçus pour être facilement remplis sur un smartphone, offrant une expérience fluide et intuitive pour les utilisateurs.

Assurer l’adaptabilité mobile de votre portail étudiant est une étape essentielle pour attirer et retenir les étudiants, tout en renforçant l’image de votre établissement en tant qu’institution moderne et tournée vers l’avenir.

3. Proposez un Assistant Virtuel d’Admission

Dans un monde de plus en plus digitalisé et axé sur le virtuel, il est devenu essentiel pour tout système de portail étudiant d’intégrer un assistant virtuel d’admission (AVA). Un assistant virtuel est une fonctionnalité conviviale qui guide les utilisateurs du portail tout au long du processus d’admission en ligne, leur permettant d’explorer les offres de cours, les détails du campus, et les options financières disponibles.

L’AVA est l’une des meilleures pratiques incontournables en matière de portails étudiants chez HEM, car il aide les écoles à optimiser leur processus de recrutement de plusieurs façons. En prenant en charge les demandes récurrentes et basiques, il permet de réduire la charge de travail de votre personnel d’admission, leur permettant ainsi de se concentrer sur des tâches plus complexes et stratégiques.

Les assistants virtuels sont capables de gérer simultanément un grand volume de demandes, ce qui en fait une solution précieuse pour les établissements en pleine croissance et confrontés à une augmentation du nombre d’étudiants.

Les avantages d’un assistant virtuel d’admission

Pour les étudiants potentiels, un AVA est disponible 24/7, leur permettant d’obtenir des informations à tout moment, même en dehors des heures d’ouverture habituelles. Cette accessibilité facilite leur parcours d’inscription, les guidant efficacement à travers les différentes étapes du processus.

De plus, les réponses instantanées aux questions fréquentes permettent aux prospects d’obtenir rapidement des informations sur :

  • Les cours disponibles,
  • Les horaires,
  • Les dates limites,
  • Les options de bourses et d’aides financières,
    sans nécessiter d’intervention humaine.

Comment configurer un assistant virtuel efficace ?

Pour garantir le bon fonctionnement de votre assistant virtuel d’admission, votre école doit utiliser des solutions comme le portail étudiant de HEM, qui offre des outils adaptés pour sa mise en place.

Étapes de configuration d’un AVA réussi :

  1. Définir les objectifs spécifiques : Identifiez les tâches que l’assistant virtuel prendra en charge, telles que l’orientation sur les admissions, l’aide à la sélection des cours ou les demandes d’information sur les aides financières.
  2. Personnaliser l’AVA en fonction des besoins des étudiants et de l’offre de formation de votre établissement.
  3. Intégrer des réponses précises et actualisées, basées sur les questions les plus fréquentes posées par les prospects.
  4. Effectuer des tests réguliers pour garantir une expérience utilisateur fluide et intuitive.

En intégrant un assistant virtuel d’admission dans votre portail étudiant, votre école peut offrir un service réactif et accessible, améliorer l’expérience utilisateur, et augmenter le taux de conversion des prospects en étudiants inscrits.

4. Activez les Notifications et Assurez un Accès Facile aux Informations 

Activer les notifications est une pratique essentielle pour garantir que les utilisateurs de votre portail étudiant restent engagés. Dans un environnement numérique en constante évolution, où les utilisateurs sont submergés d’informations et de distractions, fournir des notifications opportunes et pertinentes peut aider votre établissement à se démarquer.

Si les notifications ne sont pas activées, les utilisateurs ne consulteront probablement le portail que lorsqu’ils ont une raison spécifique de le faire. Les notifications sont donc un excellent outil pour garder vos prospects motivés et vos étudiants informés des mises à jour importantes.

Facilitez l’accès aux informations essentielles

En plus des notifications, il est crucial de s’assurer que les étudiants puissent localiser rapidement les informations dont ils ont besoin une fois qu’ils répondent à une alerte. Pour ce faire, il est essentiel de concevoir un agencement organisé et intuitif du portail.

Un portail bien structuré garantit que les prospects peuvent gérer efficacement leur processus d’inscription et que les étudiants disposent des ressources nécessaires pour réussir leur parcours académique.

Quelques fonctionnalités à inclure pour une navigation fluide :

  • Accès rapide aux calendriers académiques,
  • Outils de gestion des inscriptions aux cours,
  • Suivi des progrès académiques pour une planification efficace.

Optimisez l’expérience de votre équipe de recrutement

Lors du choix d’un système de portail étudiant, optez pour une solution qui offre des fonctionnalités de suivi des progrès, permettant à votre équipe de recrutement d’accéder facilement aux données des étudiants. Cela garantit une expérience fluide pour le suivi des candidatures et renforce l’efficacité de vos efforts de recrutement.

Exemple : Le portail étudiant de HEM permet de suivre le statut des candidatures et les progrès de chaque candidat en temps réel, offrant ainsi une visibilité accrue et un meilleur suivi du parcours des étudiants potentiels.

En résumé, activer les notifications pertinentes et garantir une navigation fluide permet de maintenir l’engagement des étudiants et prospects, tout en simplifiant la gestion administrative pour les équipes éducatives.

5. Assurez-vous que les Formulaires sont Simples à Utiliser et à Soumettre

La clé pour inciter les étudiants et prospects à utiliser votre portail étudiant pour soumettre leurs candidatures est de garantir que les formulaires sont simples et faciles à remplir ! Imaginez-vous à la place d’un étudiant potentiel confronté à un formulaire complexe : la frustration engendrée par la difficulté de soumission pourrait le pousser à abandonner le processus. Des formulaires conviviaux facilitent la saisie des informations, réduisent la frustration et améliorent l’expérience utilisateur globale.

Les avantages des formulaires faciles à utiliser

Des formulaires bien conçus permettent non seulement de gagner du temps pour les étudiants, mais aussi pour l’équipe administrative. Lorsqu’ils sont intuitifs et clairs, les utilisateurs peuvent les compléter rapidement, et les équipes administratives peuvent traiter les données soumises sans retard inutile.

De plus, des formulaires simplifiés réduisent le risque d’erreurs, garantissant l’exactitude des données académiques et administratives, ce qui est crucial pour éviter les problèmes liés aux :

  • Inscriptions aux cours,
  • Aides financières,
  • Procédures administratives essentielles.

Bonnes pratiques pour concevoir des formulaires conviviaux

Pour créer des formulaires faciles à utiliser, voici quelques éléments à garder en tête :

  1. Plus c’est simple, mieux c’est
    • Limitez-vous aux champs essentiels et évitez les questions superflues.
    • Plus le formulaire est court, plus les utilisateurs seront enclins à le remplir entièrement.
  2. La clarté avant tout
    • Utilisez des libellés clairs et concis pour chaque champ afin que l’utilisateur comprenne facilement ce qui est attendu.
    • Évitez les jargons complexes et optez pour un langage simple et accessible.
  3. Organisez le formulaire de manière logique
    • Structurez le formulaire de façon séquentielle et logique.
    • Groupez les champs similaires pour une meilleure lisibilité et une saisie plus fluide.
  4. Activez les fonctionnalités d’autocomplétion
    • Implémentez des options comme l’autofill et l’autocomplete, permettant aux utilisateurs de remplir rapidement leurs informations courantes (nom, adresse, e-mail).
  5. Pensez à l’accessibilité
    • Assurez-vous que le formulaire est accessible aux personnes en situation de handicap, en ajoutant par exemple :
      • Du texte alternatif pour les images,
      • Une navigation au clavier fluide,
      • Une compatibilité avec les lecteurs d’écran.

En mettant en œuvre ces bonnes pratiques, vous offrez à vos étudiants potentiels un processus d’inscription fluide, accessible et efficace, favorisant ainsi leur engagement et améliorant leur perception de votre établissement.

Foire Aux Questions (FAQ)

Qu’est-ce qui fait un bon portail étudiant ?

Bien qu’il n’y ait pas de réponse simple, les portails étudiants qui améliorent l’engagement des étudiants et des prospects se caractérisent par leur conception conviviale, leur compatibilité mobile et leur navigation facile, entre autres facteurs.

Quels sont les avantages des portails étudiants ?

Les portails étudiants sont des outils efficaces pour rationaliser les processus administratifs tout en offrant aux étudiants un accès aux informations essentielles telles que l’inscription aux cours, les admissions, les notes, les emplois du temps et le suivi des progrès.

Quel est l’objectif et quelles sont les fonctionnalités d’un portail étudiant ?

Les fonctionnalités d’un portail doivent garantir que les prospects, les étudiants, les enseignants et les administrateurs puissent accéder aux informations et services dont ils ont besoin sans frustration inutile.

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